Pourquoi devrais-je désigner un Représentant Exclusif ?

Qu’est-ce qu’un Only Representative ?

Un Only Representative (ou Représentant Exclusif en français), également appelé « OR »,d’après l’article 8 de la réglementation REACH CE no 1907/2006, est une « personne physique ou morale établie en dehors de la Communauté qui fabrique une substance telle quelle ou contenue dans une préparation ou un article, élabore une préparation ou produit un article qui est importé dans la Communauté peut désigner, d'un commun accord, une personne physique ou morale établie dans la Communauté pour s'acquitter, en qualité de représentant exclusif, des obligations incombant aux importateurs en vertu du présent titre. »

Selon le résumé fait par l’ECHA, les OR doivent :

• être une personne physique ou morale physiquement établie dans l'EEE;
• posséder des connaissances suffisantes concernant la manipulation pratique des substances et des informations relatives à ces substances;
• être nommés d'un commun accord avec un fabricant, un formulateur ou un producteur d'articles, établis à l'extérieur de l'EEE;
• assumer la responsabilité du respect des exigences légales incombant aux importateurs au titre de REACH.

Comme expliqué ci-dessus, les entreprises établies en dehors de l’UE peuvent prendre part à l’enregistrement REACH par le biais d’un Only Representative (OR). L’OR représente vos intérêts en Europe auprès des autorités, assure votre conformité REACH et assume toutes vos responsabilités légales.

Quand vous choisissez un Représentant Exclusif, vous avez trois options en tant qu’entreprise établie en dehors de l’UE :

1. Vous créez une personne morale basée en Europe qui agira comme votre OR. Cette option nécessite une préparation légale et administrative. De plus, vous deviez être conscient que la personne morale doit être une réelle entreprise et non pas simplement une adresse postale. Cela signifie que les autorités devraient être en capacités de parler à un représentant directement.
2. Vous désignez votre client de l’UE (distributeur ou importateur) comme votre OR Cette option est risquée dans le sens où vous devez être prêt à partager certaines informations privées et/ou confidentielles avec votre client. De plus, mélanger les relations commerciales avec des questions de conformité réglementaire changera la nature de la relation avec votre client.
3. Vous désignez un consultant réglementaire comme EcoMundo. Cette option vous permet de placer votre confiance dans une entreprise neutre et experte dans la conformité réglementaire REACH.

Pourquoi ai-je besoin de désigner un Only Representative ?

Vous devriez désigner un OR si vous souhaitez mieux contrôler le commerce avec des clients européens et disposer de plus d’alternatives quand il s’agit d’une nouvelle collaboration. En effet, si vous choisissez de ne pas désigner un OR, votre nombre de clients sera restreint à ceux qui sont conformes au règlement REACH.

En résumé, vous ferez face à deux situations :

• Votre client de l’UE est déjà conforme à REACH et accepte de prendre en compte le tonnage de substance que vous leur vendez. Cela signifie que vous êtes couvert par l’enregistrement REACH de votre client.
• Votre client de l’UE n’est pas conforme à REACH, ou ne veut représenter aucun fournisseur : vous ne pourrez pas faire affaire avec ce type de clients tant que vous n’avez pas désigné un OR ou vous être mis en conformité avec le règlement REACH par vous-même.

Un exemple :

Une entreprise A établie en dehors de l’Union européenne vend 95 tonnes de substance à l’entreprise B. L’entreprise B fait un enregistrement REACH pour la fourchette 1-100 tonnes de substance. Quand l’entreprise A, établie en dehors de l’UE, commence à vendre 10 tonnes supplémentaires de cette substance, deux options se dessinent :

1. L’entreprise B peut mettre à jour son dossier d’enregistrement REACH en prenant en compte le tonnage de l’entreprise A. Dans ce cas elle doit assurer qu’elle est en conformité réglementaire avec la fourchette de 100 à 1000 tonnes de substance par an. Dans ce cas l’entreprise A force l’entreprise B à faire cette mise à jour.
2. L’entreprise B peut demander à l’entreprise A de faire appel à un OR afin de ne pas être obligé de mettre à jour son dossier d’enregistrement pour un tonnage supérieur.

Désigner un Représentant Exclusif est une solution avantageuse pour les deux parties :

• L’entreprise B évite les coûts supplémentaires liés à la mise à jour de son dossier REACH
• L’entreprise A sécurise ses relations commerciales avec l’entreprise B et sera en mesure de trouver de nouveaux clients dans l’UE.

En désignant un OR, vous obtenez un véritable avantage compétitif grâce à votre conformité réglementaire. Les clients de l’Union Européenne seront plus enclins à faire affaire avec vous !

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